גביה יכולה להיות אתגר לא קטן, ויש לה גם פוטנציאל נפיצות מול הלקוח. כאן יש כמה כללים שיכולים למנוע את רוב הבעיות, ולטפל ברוב אלו שנשארו אחרי כן. הנה הם:
כלל מס' 1: להתחיל עוד לפני החוזה
את הגביה לא מתחילים כשנגמרת העבודה. מתחילים אותה כבר במשא ומתן על העסקה.
אם תקבעו מראש את הכללים, תצטרכו להזיע הרבה פחות בסוף.
לקביעת כללים מראש יש יתרון נוסף: מצד אחד חייבים לעשות אותה באופן שייראה הוגן לשני הצדדים, אחרת הם לא יסכימו לחתום, ומצד שני – אין בה מקום לסחבת. גם מי שלא רגיל לשלם בזמן, בדרך כלל מוכן לחתום על כך בהתחלה, ורק מסתבך אחר כך. וכשמסתבך – יש הבדל גדול אם סיכמתם בהתחלה במפורש ובכתב על תנאי תשלום מסוימים, או שלא.
הכלל הזה הוא החשוב ביותר מכל הכללים. אם הקפדתם עליו – מנעתם את רוב הבעיות אחרי כן. רוב בעיות הגביה [לא כולן, אבל רובן] שנתקלתי בהן אצל לקוחות התחילו מחוזה שלא היה מספיק ברור מראש.
כלל מס' 2: לא להלחם בטחנות רוח
תכיר את השוק שלך ואת הלקוח שלך.
כשהלקוח הוא ממשלה / עיריה וכדו' – אתה צריך ליישר קו כמעט תמיד ללוח התשלומים שלהם, כי הם לא ישנו אותו בשבילך. גם בחברה גדולה זה כך, אבל לפעמים קצת יותר גמיש. ככל שהלקוח שלך קטן יותר – היכולת שלך לקבוע את הכללים גדלה.
כאן צריך להזכיר גם את המקובל בשוק: רגילים לחשוב שאם מקובל בשוק לגבות בצורה מסוימת גם אתה חייב לעשות כך. זה לא נכון.
מה שנכון הוא שאם מקובל בשוק לגבות בצורה מסוימת – אז אתה צריך סיבה טובה מאד כדי לגבות אחרת. למשל, שאנשים ירצו דווקא אותך, כי אתה מותג. או שאתה מציע שיטת תשלום אחרת. בשונה ממה שאמרנו על ארגון ממשלתי שכפוף לנהלים כבדים, השוק לא כפוף לנהלים כאלו. אבל הוא צריך סיבה שתיראה לו מספיק טובה כדי לשנות אותם.
כלל מס' 3: להכיר את שרשרת התשלום של הלקוח
הכלל הזה נכון במיוחד ללקוחות שהם ארגונים גדולים, אבל לא רק.
אם אתה רוצה לקבל תשלום בזמן – אתה צריך לדעת מה הלקוח שעומד מולך צריך לעשות כדי שיוכל לשלם לך.
איזה חתימות הוא צריך לקבל? באיזה תאריך מוציאים העברות או צ'קים?
אם זה באשראי – האם המסגרת שלו מספיק גדולה כדי שלא ייווצרו בעיות? באיזה תאריך האשראי שלו יורד, כדי שתוכל לחייב בלי חשש, ולא לחייב באותו חודש פעמיים?
הכלל הזה יכול לחסוך לך הרבה מאד עגמת נפש, אם תקדיש את הזמן הנדרש כדי להבין איך זה עובד אצל הלקוח, כדי שלא תמצא את עצמך מחכה לתשלום חודשיים יותר רק כי שלחת את החשבונית יומיים מאוחר מדי, ואחר כך שכחו להעביר.
כלל מס' 4: נסה לקבל אמצעי תשלום מראש
הכלל הזה לא עובד מול ארגונים גדולים בדרך כלל, אבל שם הרבה פעמים נושא התשלום יותר מסודר, ואם סיכמת על דרך תשלום מסוימת – היא תעבוד.
אבל מול עסקים קטנים או אנשים פרטיים, אם יש לך ביד מספר אשראי או אפילו צ'קים מראש – מצבך טוב בהרבה מאשר אם אתה מחכה לתשלום כל פעם מחדש.
הכלל הזה תלוי בכללים שאמרנו קודם. כלל מס' 1 – אם הסדרת את הגביה בתהליך המו"מ, בקשה כזו תעבור הרבה יותר בקלות. ומנגד, כלל מס' 2 – לא אצל כל לקוח ולא בכל שוק זה יעבוד.
כלל מס' 5 – קבל תשלום בכל דרך
הכלל הזה מיועד בעיקר לעסקים קטנים, שמשום מה מגבילים את עצמם לפעמים ולא מקבלים אשראי. בשטח, כדאי לך לקבל תשלום בכל דרך שתגרום לו להגיע מהר.
המגבלה העיקרית לכלל הזה היא הכלל הקודם – אם אתה יכול לדרוש אשראי מראש, למשל, אל תתעסק עם מזומן. תחסוך לך הרבה כאב ראש כך.
כלל מס' 6 – במקום לריב, תהיה עקבי!
אם לא לקחת אמצעי תשלום מראש, הכלל הזה הופך להיות הכלל הכי חשוב בגביה.
רוב מוחלט של הלקוחות לא מתכוונים לגזול אותך ולא מתכוונים לא לשלם.
אבל – הם לחוצים, לא נוח להם, הם מעדיפים לשלם אחר כך, הם מקווים שכמו בסיפור הידוע משהו יקרה – הפריץ ימות, או הכלב ימות, וכו' וכו', ובעצם אין להם דחיפה לשלם בזמן.
ואתה? לא נעים לך, ואיך לך כח, ובמקום להתקשר עוד שבוע – אתה מתקשר עוד שבועיים, ואז כבר שוב אין כסף, וחוזר חלילה.
הבעיה היא שמריחה מהסוג הזה גורמת להרבה טינה וכעסים וגם למריבות.
במקום זה, קח על עצמך את התפקיד המוביל, ותנהל מעקב צמוד ונחוש אחרי הגביה: דיברתם והוא ביקש בשבוע הבא? תקבעו זמן, יום ושעה, שאתם מדברים שוב. הוא שוב דוחה? שוב לקבוע. ואם צריך – לא להתבייש גם לנסוע ולשבת איתו פנים אל פנים. וכמובן, שמפעם לפעם, אם הקפדתם לשמור על עקביות – הכף נוטה לטובתכם.
והכי חשוב – את השיחות האלו לא מנהלים בכעס. מנהלים אותן באסרטיביות: נעימות, ועמידה על שלך.
מניסיון, הקפדה על התמדה ועקביות – פותרת כמעט את כל בעיות הגביה.
שיהיה בהצלחה, ושתגבו בקלות ובמהירות!!