את הכלל הזה שמעתי מבעלים של חנות גדולה לחומרי בניין. זה ידוע אמנם, אבל את הניסוח החד משמעי הזה שמעתי ממנו. "כשאני רוצה שמשהו ישתפר – עוד לפני שאני מנסה לשפר אותו, קודם כל אני מודד. זה נותן לי שני דברים. אחד – אני יודע בוודאות מהיכן אני מתחיל, והשני – עצם המדידה כבר משפרת אותו", כך הוא סיפר. "רוצה דוגמה? בבקשה. לפני זמן מה פניתי למוכרן אצלי בדלפק ושאלתי אותו – כמה כפפות מכרת היום? הוא לא הבין בדיוק מה אני רוצה, וגם לא זכר. למחרת שאלתי אותו שוב – כמה כפפות מכרת היום? וכך כמה פעמים. לא עשיתי שום דבר מעבר לשאלה הזו. בסוף אותו חודש מכירות הכפפות יותר מהכפילו את עצמן. למה? כי מדדתי".
את הכלל הזה אפשר לפגוש בכל מקום בחיים. החל מעניינים רוחניים, שם לימדונו רבותינו לערוך חשבון נפש לעיתים מזומנות, וכלה בעניינים גשמיים. מלווי משפחות בארגונים המלמדים כלכלה נכונה יודעים לספר שעצם ההקפדה על רישום ההוצאות – גורמת לירידה בגירעון המשפחתי. עוד לפני שהחלטת מה לצמצם, עצם המעקב גורם להפחתת הוצאות.
כשיודעים את הכלל הזה, אפשר ליישם אותו ביעילות גדולה מאד בעסק שלנו. כמו תמיד, גם כאן נכון לעבוד בשלבים. השלב הראשון: להגדיר מהם הדברים שחשוב לי לדעת. מדידות זה משהו שאפשר להתמכר אליו. סטטיסטיקות, נתונים – מי שאוהב את התחום יכול לבלות בו שעות ארוכות, ומיותרות ברובן. לכן חשוב להגדיר מהם הדברים שיקדמו את העסק שלי, ואותם למדוד. למשל: קניה ממוצעת. מספר לקוחות ביום. כמות שמכרתי מהמוצרים הרווחיים יותר שלי. וכן הלאה.
אחרי שהחלטתי מה אני מודד, הצעד הבא הוא להחליט איך אני הולך למדוד את זה. חשוב לייצר מדידה אמיתית, לא בערך – "לבערך אין ערך", בהקשר הזה. רק נתונים אמיתיים ילמדו אותנו על מצב העסק, ועל שיפור או חלילה ההיפך. גם כאן, חשוב לאזן בין הרצון להגיע לנתונים טובים לבין העלות של התהליך, הן בזמן עבודה והן ברכישת מערכות חכמות. מניסיוני, פעמים רבות אפשר לפתור את בעיית המדידה בהשקעה חלקית בלבד, לא תמיד חייבים להטמיע מערכות יקרות. מצד שני, כשעסק גדל והופך מעסק משפחתי קטן לעסק בינוני המעסיק כמות נכבדה של עובדים, ולפעמים גם פרוס על פני סניפים שונים, אין מנוס מהכנסת מערכות מידע איכותיות.
בשלב האחרון אני רוצה למדוד בפועל. כאן נדרשים נהלי עבודה, והקפדה עליהם לאורך זמן. אחרת כל התהליך לא יניב תוצאות. זה השלב שבו מתחילים לראות פירות מהעבודה. במקרה הטוב – רואים את השיפור, במקרה הפחות טוב – מבינים את המצב לאשורו. ולפעמים זה מידע יותר משמעותי מכל מידע אחר. לדעת בזמן אמת על בעיות בעסק, ולהבין את היקפן – יכול לחסוך לבעל העסק סכומי עתק, ובעיקר יכול לחסוך לו הגעה למצב ביש בלי שישים לב לכך.
הנקודה החשובה כאן היא לא לנסות לחשוב איך אני אשפר ואשנה, לפני שאתה מודד. קודם תבדוק מה המצב, כשהוא יהיה בהיר מול עיניך תוכל לבחור את הפעולה המתאימה ביותר. למה זה כל כך חשוב? כי פעמים רבות נעדיף לא למדוד ולא לדעת, רק בגלל שאנחנו לא יודעים מה נוכל לעשות כדי לשפר. אז זהו, שעצם המדידה היא כבר משהו שנוכל לעשות בשביל השיפור. ובהמשך, גם את ההחלטות האופרטיביות כיצד לשפר, יהיה לנו הרבה יותר קל לעשות – אחרי שמדדנו את התוצאות שלנו בצורה אמיתית ומדוייקת.