ביקשתי מהם כבר אלף פעם! או: ששה טיפים להובלת שינויים בארגון

אם אתם מכירים את המשפט שבכותרת, או משפטים דומים אחרים – אתם בחברה טובה.

לא מעט מנהלים או בעלי עסקים נתקלים בקושי לייצר שינוי בהתנהלות בעסק שלהם ככל שזה כרוך בשינוי שצריכים לעשות גם העובדים.

ואני לא מדבר דווקא על שינויים ארגוניים מרחיקי לכת. לפעמים זה שיפורים קטנים שמצריכים לשנות התנהלות.

למשל – מוכרים בחנות שביקשנו מהם לשנות דבר אחד: כשנכנס לקוח לחנות, שלא יישארו מאחורי הדלפק אלא יגשו אליו. ובפועל? – ב80% מהמקרים זה לא קרה, ובעל הבית התייאש אחרי תקופה קצרה.

או למשל – עובדים שנדרשים לתעד את העבודה שלהם במערכת ממוחשבת שהארגון הטמיע. דיברו איתם, הסבירו – ובבקרה שנערכה אחרי שלשה חודשים נמצא שרוב מוחלט של הפעולות לא תועדו במערכת בכלל, ובהרבה מאלו שכן התיעוד לקה בחסר.

 לפעמים הפתרון הוא בבניית הנוהל הנכון והבקרה הנכונה. אם תתעקש מספיק ותעשה זאת בצורה נכונה – ככל הנראה זה יעבוד. אבל לפעמים זה לא מספיק. לפעמים הבעיה היא שלעובדים פשוט אין אמון במערכת, ולכן הם לא משתדלים לשתף פעולה, ואולי אפילו להיפך…

ומצד שני, גם לבעל הבית אין אמון בעובדים. אם הוא ניסה כבר פעמים רבות להנהיג שינוי ולא הצליח, יש סיכוי טוב שגם הוא כבר לא מאמין. במי? בעובדים, אבל כנראה גם בעצמו וביכולת שלו להוביל את השינוי.

אז מה עושים?

הדבר הראשון הוא להבין ממה נוצר חוסר האמון. הוא יכול להגרם בגלל כמה סיבות, שבכל אחת הטיפול שונה. הנה שלש מהנפוצות שבהן.

למה יש חוסר אמון?

1. תחושת חוסר הוגנות של אחד הצדדים – או שהעובד מרגיש שהמעסיק לא נהג בהוגנות, או ההיפך, המעסיק מרגיש שהעובד מנצל אותו ולא הוגן איתו.
2. לפעמים הוא בא מתחושת חוסר רצינות. אם המעסיק ניסה להנהיג שינויים פעמים רבות ולא השלים את העבודה – יש סיכוי טוב שהעובדים כבר לא מאמינים שהוא יצליח ולכן לא רוצים להתאמץ. פעמים רבות גם הוא לא יאמין כבר ביכולות שלו.
3. ולפעמים הוא בא פשוט מחוסר תקשורת. לא הסבירו לעובדים מספיק טוב במה מדובר, או אולי לא נתנו מקום לשמוע את דעתם ואת מה שהם חושבים ולכן נראה להם שהשינוי גרוע, או לא הבהירו לעובדים מה בעצם נדרש מהם כדי שהשינוי יקרה.

את כל אחד מהדברים האלו אפשר לתקן, אמנם צורת התיקון תהיה אחרת.

ששה טיפים לבניית האמון בתהליך שינוי

יש ששה דברים, שאם נבנה אותם נכון – יש להם את הכח לייצר אמון בתהליך מצד העובדים, ולמען האמת – גם מצידנו… כי לא פחות חשוב שאנחנו נאמין בתהליך. לא נאריך בכל אחד מהם כאן, אי"ה נקדיש לכל אחד מהם מאמר נפרד, אבל ניתן את הכותרות וקצת הסבר, וכל אחד ירחיב את מה שנוגע לו.

ואלו הם:

1.     כבוד לכל אחד

לתת לעובדים תחושה שסופרים אותם, שהם לא סתם כאלו שאפשר להזיז אותם מפה לשם או לדרוש מהם דברים בלי להתחשב. להקשיב להם, להסביר להם, להיות איתם בקשר, בקיצור: לתת תחושה שהם חשובים בעינינו.

2.     ענייניות

הרבה ממה שיוצר חוסר אמון במערכת הוא התחושה שהמנהל [או עובד עם זכויות יתר] עושים כאן משהו לטובת עצמם ולא לטובת המערכת. מנצלים את מעמדם. זה אחד הדברים ההרסניים למערכת. אם העובדים מרגישים שטובת הארגון או העסק מובילה כל מהלך – הם ייטו לשתף פעולה הרבה יותר מאשר אם הם חשים שעושים עליהם סיבוב.

3.     הוגנות ושקיפות

זה המשך של מה שכתבנו קודם, אבל קצת מעבר. גם כשאתה ענייני, חשוב שהתחושה תהיה שאתה גם הוגן, וגם שיראו אותה. שהכללים יהיו ברורים, שלא תהיה איפה ואיפה ביחס בין עובדים, שכולם יהיו מגויסים בהתאם למה שבאמת צריך. אנשים מוכנים באופן טבעי לעשות מה שצריך, הם רק צריכים להרגיש שזה באמת מה שצריך.

4.     חיבור לערך שהעסק נותן

בימינו, כל אחד מחפש משמעות למה שהוא עושה. בעבר, מספיק היה שיהיה לחם, אולי קצת חמאה – וכבר זו סיבה טובה לשמור על מקום העבודה. היום  המציאות קצת שונה. אנחנו רוצים להרגיש שמה שאנחנו עושים הוא משמעותי, תורם, שאנחנו מוסיפים משהו לעולם.

לפני זמן מה ביקרתי בחנות וותיקה ברחוב מלכי ישראל בגאולה, ושמעתי עובד אחד מסביר לשני – כדאי לך לחייך לכל לקוח. גדול המלבין שיניים לחברו מהמשקהו חלב. אתה עושה בזה מצווה, וכל היום שלך מתמלא מצוות. לא יכלתי שלא לחייך בחזרה. צודק במאה אחוז! גם מכירה בחנות יכולה להפוך למקור אור להרבה מאד אנשים, אם רק תחייך. אבל מרבית העובדים לא חושבים על זה, הם נתונים בתוך היומיום שלהם – בדיוק כמו רובנו… אז אם נצליח לחבר אותם לערך שהעסק שלנו נותן, וכל עסק נותן ערך – אחרת אין לו מקום, נרוויח הרבה שיתוף פעולה. וגם נעשה לא מעט טוב בעולם, על הדרך.

5.     משוב רציף והוגן

אנחנו מבקשים מהעובדים לעשות משהו. למשל, בדוגמה שנתתי קודם, לגשת ללקוח ולא להשאר מאחורי הדלפק. או לתעד. או כל מה שלא יהיה. חשוב מאד למשב [לתת משוב], כי כל אחד מאיתנו רוצה לדעת שמה שהוא עושה בעל ערך. אתם יודעים מה נותן לי את הכח לשבת עכשיו ולכתוב? כי כעת קיבלתי מייל ממישהו שקרא את אחד המיילים הקודמים שלי, והוא מספר לי שהוא יצר שינוי בארגון שלו בזכות זה. אוטומטית התיישבתי לכתוב עוד מייל. כל אחד רוצה לדעת שמה שהוא עושה – באמת עוזר.

אבל המשוב צריך לעמוד בשני כללים: גם שיהיה הוגן, וזה ברור, וגם שיהיה רציף. לא להגיד משהו ואז להיעלם לתקופה. כמו שאני מצפה שהעובד ימשיך לעשות את תפקידו בכל הכח, גם התגובה שלי צריכה להמשיך, ולא להתרגל למה שיש. ולכן בדיוק בא הטיפ הבא –

6.     פגישות קבועות [1X1 וצוות]

אם אתם כמו כולנו, אז השוטף ישטוף אתכם, ולא תזכרו לעצור ולבדוק מה עם העובדים. ולכן צריך לייצר עוגן ביומן, בצורת פגישה קבועה, ולוודא שכל עובד מקבל משוב מסודר על העבודה שלו, לכל עובד יש את ההזדמנות לשתף בקושי אם יש או בהצלחה בע"ה, וגם לכל מנהל יש את ההזדמנות השוטפת להגיב, לשפר, לוודא שהכל נוסע. יש עוד הרבה מה להרחיב בעניין הזה, אבל אלו היסודות.

אם תשמרו על ששת הכללים האלו – הסיכוי שהעובדים יהיו רתומים לעסק גבוה מאד, וגם במקרים שלא – יהיה קל בהרבה לאתר את הבעיה ולטפל בה.

רוצים עזרה באבחון או בהטמעה של הכללים אצלכם בארגון? מוזמנים לפנות!

להתראות,

יהושע